Các bước triển khai 5S tại các công ty Nhật

• Thông báo của lãnh đạo về việc cam kết thực hiện phong trào 5S

Sau khi có quyết định thực hiện chương trình 5S ban lãnh đạo phải có thông báo cam kết thực hiện phong trào này. Cam kết của lãnh đạo thể hiện tránh nhiệm và sự quyết tâm thực hiện đến cùng.Sự cam kết thực hiện của lãnh đạo là một việc làm rất quan trọng đối với việc thực hiện chương trình 5S.Cam kết của lãnh đạo là động lực thúc đẩy các nhân viên thực hiện nghiêm túc các tiêu chuẩn 5S đặt ra.

Trong giai đoạn này người lãnh đạo thông báo cho toàn công ty về quyết định thực hiện phong trào 5S, nội dung 5S là gì, đối tượng, phạm vi, mục tiêu và lợi ích mà 5S mang lại, đồng thời giới thiệu các thông tin, dụng cụ, các vấn đề chung nhất để thực hiện 5S như thẻ đỏ, thẻ vàng, đồng phục đội 5S.

• Thành lập bộ phận phụ trách phong trào 5S.

Lãnh đạo bổ nhiệm ban chỉ đạo thực hiện và chỉ định người có trách nhiệm chính để tiến hành phong trào này. Giai đoạn này kết thúc khi công ty đào tạo người có trách nhiệm chính và các thành viên hướng dẫn thực hiện phong trào.

• Lên kế hoạch thực hiện phong trào 5S.

Sau khi thành lập bộ phận thực hiện phong trào 5S thì bộ phận này cùng ban lãnh đạo công ty sẽ dựa trên những thực trạng của công ty, mục tiêu hoạt động 5S để đưa ra các kế hoạch thực hiện phong trào 5S. Thông thường 5S được thực hiện theo trình tự SEIRI, SEISO, SEIKETSU, sau khi thực hiện 3S đầu tiên có thể kết hợp với SHITSUKE từ lúc đó. Kế hoạch thực hiện 5S phải cụ thể cho từng S một với nội dung và tiến độ của từng giai đoạn.

• Thực hiện đào tạo việc quy định trong tổ chức.

Khi kế hoạch triển khai đã được xây dựng công việc đầu tiên thực thi đó là việc đào tạo cho các nhân viên về các quy định của công ty.Các quy định này có thể được truyền đạt bằng văn bản, cuộc họp hay có thể là một buổi học ngoại khóa. Để các giai đoạn này được đi vào thực tế lãnh đạo công ty triển khai dần từng bước và theo từng giai đoạn thích hợp. Khi các thành viên trong công ty đã nắm được mục tiêu, cách thức tiến trình và các quy định liên quan thì bắt đầu chuyển sang giai đoạn thực thi các công việc cụ thể trong bước tiếptheo.

• Tiến hành tổng vệ sinh của toàn tổ chức

• Kiểm tra, đánh giá, theo dõi thường xuyên phong trào 5S.

Kiềm soát 5S do chủ yếu ban lãnh đạo công ty và chính các thành viên trong công ty thực hiện. Kiểm soát 5S có thể thực hiện bằng các cách khác nhau nhưng phổ biến là phương pháp đánh giá định kỳ bằng cách cho điểm và phương pháp đánh giá theo các nội dung câu hỏi.

• Đưa ra các hoạt động cải tiến phong trào 5S.

Hoạt động cải tiến phong trào 5S được thực hiện dựa trên sự cải tiến các tiêu chuẩn và cách thực hiện.Khi đã thực hiện 5S tốt rồi làm cách nào để có thể tốt hơn nữa.Quy trình và hoạt động cải tiến chính là việc thực hiện tốt Kaizen.Thực hiện cải tiến 5S có thể theo quy trình của vòng trong Demind.