Những điều cần lưu ý trong quá trình đàm phán với người Nhật

Cử chỉ điệu bộ: Người Nhật thường cười mỉm. Há hốc miệng được xem là thô lỗ, vì vậy họ thường che miệng khi cười, khi biểu thị sự ngạc nhiên hay ngờ vực. Nụ cười hay tiếng cười của người Nhật có thể là do họ cảm thấy bối rối hoặc khó chịu, và có thể không mang nghĩa là họ đang vui. Đối tác người Nhật có thói quen ăn nói nhỏ nhẹ, thái độ chững chạc. Đây không phải là biểu hiện của một cá tính yếu đuối mà vì họ xem đó như là biểu hiện của sự khôn ngoan, kinh nghiệm và tuổi tác. Vì vậy, cần phải có thái độ ôn hoà, mềm mỏng khi làm việc với người Nhật, tránh tỏ thái độ bực dọc, nóng nảy. Điều này có thể mất đi mối quan hệ tốt đẹp giữa hai bên. Tư thế ngồi cũng là một điều quan trọng trong việc gặp gỡ tiếp xúc. Người trẻ tuổi nên ngồi với tay đặt lên đùi, đầu và vai hơi nghiêng về phía trước một chút để tỏ ra tôn kính người lớn tuổi.

Cách giao tiếp, ứng xử

Nói chậm và đúng sự thật: Những lời giới thiệu bóng bẩy sẽ không gây được ấn tượng. Những từ và cụm từ hay được dùng như “chất lượng”, “công việc theo nhóm”, “danh dự”, “sự hài hoà”, “không thành vấn đề”, và “những lựa chọn khác” .

Học im lặng và cách chấp nhận sự im lặng trong hơn 30 giây hoặc lâu hơn.

Đây là thời điểm then chốt để người Nhật đưa ra quyết định. Người Nhật nghiền ngẫm những gì bạn nói và đưa ra các câu hỏi. Bạn cũng không nên bối rối trước những giây phút im lặng trong đàm thoại của họ như vây. Cũng không nên tìm cách phá tan sự im lặng trong lúc nói chuyện. Sự im lặng có nghĩa là đối tác người Nhật đang suy nghĩ một cách nghiệm chỉnh về vấn đề đang bàn bạn.

Tránh dùng những từ nhạy cảm, đặt biêt là từ “no” (không), vì được xem là thiếu lịch sự: Thay vào đó, hãy nói: “Chúng ta hãy xem xét lựa chọn khác” hay “Có lẽ đây là cách làm tốt hơn”. Người Nhật ít khi nói thằng là “ Không”, tiếng “không” được xem là thô lỗ. Cũng vì vậy người Nhật ít khi nói thẳng ý kiên của mình ra vì sự bộ trực có thể đem lại sự khó chịu hay thách thức. Có những cách nói “không” như sau: “khó quá”, “Chúng tối rất muốn, nhưng…”, “Tôi sẽ cố gắng, nhưng…”. Do đó, nếu nói “không” bạn cũng nên dùng lối gián tiếp như vậy để tránh đối đầu hay xúc phạm đến người đối thoại. Người Nhật quen có một cử chỉ vừa gầm gừ trong cổ họng vừa lắc đầu. Họ thường làm như vậy khi họ cảm thấy khó chịu. Đó là tình trạng điển hình khi họ sắp nói  “không”. Tiếng cười mỉa mai cũng có thể nói lên một tình huống khó khăn.Ngược lại, khi họ nói “Hai”(giống như “yes”trong tiếng Anh hoặc “vâng” trong tiếng Việt) thì bạn lại đừng nghĩ là họ đồng ý hay chấp nhận. Đó chỉ có nghĩa là: tôi đã nghe ông (bà) nói.

Cách xưng hô với đối tác: Hãy gọi tên chính xác đối tác Nhật Bản được ghi trong danh thiếp. Xuất phát từ truyền thống lịch sử văn hoá lâu đời của mình, người Nhật dựa vào danh thiếp để gọi chính xác và đúng tên người giao dịch bởi vì họ tên người Nhật rất phức tạp. Có thể nói, Nhật Bản là nước có nhiều họ nhất trên thế giới, có đến 370.000 họ trong khi tiếng Nhật chỉ có 50 âm cơ bản, khiến khi nói chuyện dễ gặp các từ đồng âm khác nghĩa. Ví dụ: Sasaki có thể đại diện cho 9 họ; Goto đại diện cho 11 họ; Koji đại diện 12 họ,…

Sự tập trung chú ý vào đối tác: Không nên tập trung tất cả sự chú ý vào người phiên dịch trong nhóm người Nhật, vì thường người này là một người trẻ tuổi và có ít ảnh hưởng. Cách tốt nhất là để ý xem bằng tiếng Nhật, phía họ tỏ thái độ kính nể đối với người nào. Thông thường người có tuổi nhất chính là người quan trọng nhất. Người Nhật thường tránh nhìn lâu vào mắt của nhau, vì cử chỉ như vậy được coi là tỏ vẻ hăm dọa.  Những người trẻ ít khi dám nhìn thẳng vào mắt bạn mà họ thường nhìn cuối xuống dưới, đầu hơi cuối xuống để tỏ ra tôn kính bạn. Do đó ta không nên tin rằng cử chỉ như vậy là thiếu tin cậy, thiếu trung thực hay không thành thật

Khi phát biểu trong đàm phán: Nên duy trì thái độ yên lặng, từ tốn và lịch sự. Giữ nét mặt bình thản là điểm quan trọng. Trong văn hóa kinh doanh Nhật Bản, danh tiếng và vị trí xã hội của người Nhật thể hiện ở khái niệm này. Khi một người đánh mất sự bình tĩnh hay lúng túng, điều đó là thảm hoạ cho cuộc đàm phán.

Ở Nhật, tuổi tác đồng nghĩa với sự khôn ngoan và kinh nghiệm. Do đó người Nhật cảm thấy khó khăn khi đàm phán thương lượng với người nước ngoài có vẻ nhỏ tuổi hơn và thiếu lịch lãm hơn.Nếu bạn gặp phải trường hợp trên , hãy nổ lực tạo ra một sự tôn trọng và lòng tin cậy lẫn nhau. Bạn chớ tỏ vẻ sắc sảo, khoa trương hay thô lỗ. Phải kiên trì nói năng nhỏ nhẹ, thái độ phải hòa nhã, nghiêm túc trong đàm phán .Hãy tỏ ra tôn trọng người đối thoại vì tuổi tác và cương vị của anh ta trong công ty. Nếu được bạn có thể yêu cầu sự hỗ trợ của đồng sự có tuổi hơn và nếu được nên có một người đứng tuổi đứng ra giới thiệu bạn.

Khi đưa ra các thoả thuận giao dịch: Người Nhật không mặc cả về giá và các điều khoản khác một cách chăm bẵm như những người láng giềng châu Á khác.Thế nhưng đừng vì vậy mà đưa ra nhân nhượng quá nhanh bởi vì nếu ta làm vậy họ sẽ hỏi về sự trung thực của bạn, lời đề nghị ban đầu của bạn. Nếu có thể hãy để đối tác Nhật đưa ra sự nhân nhượng trước. Người Nhật quen đưa ra từng vấn đề để bàn bạc chứ không đưa ra  một loạt vấn đề để thảo luận, tuy mât thời gian nhưng bạn cứ theo lối đó và đừng bao giờ đem hết “bài” của mình ra một lúc.

Với người Nhật chữ tín còn quan trọng hơn một hợp đồng thành văn. Người Nhật rất coi trọng chữ tín, một khi đã nói ra thì coi như vấn đề đó đã được cam kết rồi, nên một vài người Nhật có thể cảm thấy bị xúc phạm khi người nước ngoài cố đòi một bản hợp đồng viết ra hẳn hoi. Nếu đối tác của bạn chần chừ hay để chậm việc thảo bản hợp đồng, bạn hãy giải thích một cách lễ độ đường lối công ty bạn. Bạn hãy nói rằng chuẩn mực làm việc của công ty bạn là ghi chi tiết các điều khoản cụ thể và điều này là hoàn toàn không có ý là không tin tưởng vào công ty Nhật, và chỉ ra rằng một hợp đồng thành văn cũng sẽ bảo vệ quyền lợi của phía công ty Nhật.