VIẾT THƯ NGỎ ĐỂ ĐƯỢC PHỎNG VẤN

Thư ngỏ tiết lộ với nhà tuyển dụng những thông tin g. về bạn? Bức thư ngỏ dựa trên nội dung in sẵn với lời chào “Kính gửi Ông/Bà” chỉ cho nhà tuyển dụng thấy bạn quá lười suy nghĩ và không chịu t.m hiểu tên của người bạn định gửi thư, từ đó suy ra bạn thuộc loại người không sẵn sàng nỗ lực hơn khi cần. Bạn nghĩ rằng tôi khắt khe? Không đâu. Bạn có thể quên hết mọi chuyện nhưng bạn không được phép quên một điều đơn giản rằng lời chào đúng cách là hết sức quan trọng, đặc biệt là trong thư ngỏ. Chắc chắn là như vậy!

Thư ngỏ có thể được xem như một lời chào hàng cá nhân và những bức thư chào hàng thành công trước tiên phải khiến người đọc cảm thấy hứng thú. Nếu bạn thực hiện đúng cách, thư ngỏ sẽ là cơ hội giúp bạn tiến xa hơn hồ sơ t.m việc, đồng thời hướng đến điều nhà tuyển dụng quan tâm nhất là chính bản thân họ.

H.y đặt bạn vào vị trí của nhà tuyển dụng. Hồ sơ của bạn chỉ là một trong số hàng chục, thậm chí hàng trăm hồ sơ khác mà họ phải đọc. Hầu hết các nhà tuyển dụng sẽ đọc lướt qua nội dung thư ngỏ trước, sau đó nhanh chóng lọc ra những hồ sơ thú vị cần đọc kỹ

lại. Nói chung, nhà tuyển dụng thích thư ngỏ bởi đây là một công cụ sàng lọc rất tốt, tuy nhiên họ vẫn c.n một số l. do quan trọng khác:

• Thư ngỏ nói cho họ biết tại sao bạn quan tâm đến công ty họ – h.y nhớ rằng đây không phải nói về bạn, mà là về họ.

• Thư ngỏ thể hiện khả năng viết thư của bạn: nội dung thư có súc tích không, có mô tả được h.nh ảnh con người bạn không… Đây cũng là một kỹ năng thiết yếu của các nhà quản l. hiện đại.

• Thư ngỏ cung cấp cho nhà tuyển dụng cái nh.n bao quát về các thành tích của bạn, bởi v. những thành tích này sẽ gắn liền với nhu cầu của họ, cũng như trả lời được câu hỏi lớn nhất trong đầu họ là bạn có thể giúp họ giải quyết vấn đề họ đang đối mặt không.

Mục đích của thư ngỏ là thuyết phục người đọc đầu tiên ra quyết định chọn bạn tới phỏng vấn. Thư ngỏ và hồ sơ có thể được chuyền tay nhiều người trước khi chính thức đến tay người có quyền quyết định, v. vậy bạn cần phải đi thật đúng hướng ngay từ những

bước đầu tiên. Đây là cơ hội cuối cùng để bạn nổi bật giữa đám đông. Thư ngỏ của bạn cần thuyết phục nhà tuyển dụng rằng không phỏng vấn bạn là họ tự đánh mất một cơ hội.

Ban đầu, nhà tuyển dụng sẽ không biết bạn là ai và họ cũng không quan tâm tới điều đó. Họ có những khó khăn cần giải quyết và những cơ hội cần khám phá – và bạn có thể là một cơ hội, cũng có thể không. Bạn có thể là người có năng lực nhất trong lĩnh vực

chuyên môn của bạn, nhưng nếu bạn không kết nối được những kỹ năng của bạn với nhu cầu của nhà tuyển dụng th. sẽ không ai biết bạn. H.y làm cho nhà tuyển dụng tin rằng bạn có thể giúp họ đạt mục tiêu đ. đặt ra, khi đó họ sẽ mời bạn đến phỏng vấn.

Bạn h.y tham khảo thư ngỏ trong một Hồ sơ Du kích mẫu:

Kính gửi Ông Smith, Ông đang sở hữu cả công nghệ hiện đại lẫn cơ hội kinh doanh tuyệt vời. Và đây chính là thời điểm để ông xây dựng một công ty lớn mạnh. Đó là l. do tại sao chúng ta cần gặp nhau. Tôi có thể nói với ông rằng tôi là một nhà quản l. xuất sắc, nhưng tại sao chúng ta không để các con số chứng minh điều đó?

Đây là một số ví dụ về thành tích của tôi trong quá khứ và tôi hoàn toàn có thể mang lại những kết quả như vậy cho ông.

– ABC Corp. – Tăng doanh thu từ 0 đến $40.000.000 trong 5 năm. Trên cương vị một người đồng sáng lập và sau đó là Chủ tịch công ty, tôi đ. giúp ABC Corp. phát triển từ

ba nhân viên ban đầu lên 350 nhân viên làm việc ở 10 chi nhánh với tổng doanh thu tới $40.000.000.

– EFG Mega Corp. – Tăng giá cổ phiếu từ $0,69 lên $7,10 trong v.ng 2 năm. Tôi gia nhập công ty với cương vị Phó chủ tịch phụ trách khu vực Bắc Mỹ vào thời điểm công ty lỗ liên tiếp suốt bảy qu., khiến giá cổ phiếu giảm xuống c.n $0,69. Tôi đ. mang lại cho công ty tám qu. liên tiếp có l.i, đồng thời tăng mức cổ tức, từ đó đưa giá cổ phiếu tăng đến $7,10 trước khi công ty được một công ty khác mua lại.

– XYZ Inc. – Thành lập và bán công ty trong v.ng 4 năm. Bắt đầu với vị trí Chủ tịch và sau đó là Giám đốc điều hành, tôi đ. giới thiệu và xúc tiến thành công thương vụ sáp nhập

XYZ Inc. với tập đoàn Bigger Systems. Tôi nghĩ ông đ. nhận ra rằng tôi là nhà điều hành xuất sắc trong việc quản l. các công ty mới khởi nghiệp, thay đổi t.nh h.nh kinh doanh của công ty từ lỗ sang có lợi nhuận, thúc đẩy những công ty chậm tăng trưởng. Tôi đ. đạt được những thành công này và tạo ra hàng trăm triệu đô-la doanh thu ở những thị trường khác nhau trong những điều kiện kinh tế khắc nghiệt. Tôi đ. tích lũy được nhiều kinh nghiệm, tầm nh.n và kỹ năng l.nh đạo – sự kết hợp mà ông cần có để giúp công ty phát huy tối đa tiềm năng phát triển.

Tôi sẽ gọi điện cho ông vào thứ Ba, ngày 10 tháng Sáu lúc 8 giờ 30 sáng để sắp xếp thời điểm thích hợp cho chúng ta trao đổi thêm. Nếu thời gian này không thuận tiện cho ông, ông vui l.ng yêu cầu cô Jones gọi cho tôi để sắp xếp một cuộc hẹn khác.

Trân trọng,

Bob Smith

www.bobsmith.com

bobsmith@bobsmith.com

212-555-1212

Đây là một thư ngỏ theo kiểu du kích đ. được tách thành từng phần để bạn phân tích và học hỏi.

Thư được gửi trực tiếp đến nhà tuyển dụng và gọi bằng tên riêng. H.y làm mọi cách có thể để biết tên của người có quyền tuyển dụng bạn.

Phần thu hút sự chú . của người đọc thật tuyệt. Anh ta đ. làm tôi phải chú ..

– Cả đoạn này là phần “Đây Là Những G. Tôi Có Thể Mang Lại Cho Ông”. Ba gạch đầu d.ng ở đoạn này cho thấy ứng viên này có thể quản l. thành công một doanh nghiệp mới thành lập, thay đổi t.nh thế, định vị và chào bán thành công một công ty.

Ứng viên đ. đặt thứ tự ưu tiên cho những thông tin quan trọng nhất và dẫn dắt suy nghĩ của nhà tuyển dụng.

Ứng viên ngụ . rằng tiếp theo c.n nhiều thông tin thú vị và gợi . nhà tuyển dụng nên đọc tiếp hồ sơ để t.m hiểu thêm. Trong trường hợp nhà tuyển dụng không gọi cho ứng viên trước, ứng viên sẽ gọi như đ. đề cập trong thư ngỏ.

Thông tin liên lạc của ứng viên được tr.nh bày r. ràng và chi tiết để nhà tuyển dụng tiện sử dụng.

Bạn nghĩ lá thư này quá táo bạo? Không. Nếu tôi đang cần t.m một người “biết việc”, tôi sẽ gọi ngay cho ứng viên này.

H.y ghi nhớ chi tiết độc đáo này: nếu bạn đề cập đến việc bạn giúp một công ty tăng doanh thu từ 0 đến 40 triệu đô-la trong v.ng 5 năm tại một bữa tiệc ngoài trời ở nhà hàng xóm, ai nấy sẽ nghĩ rằng bạn đang khoác lác. Nhưng nếu bạn viết trong thư ngỏ và cả

hồ sơ th. bạn là người rất khôn khéo, bởi các thông tin bạn đưa ra hoàn toàn có thể kiểm chứng được.

Các nhà tuyển dụng thích những người có trách nhiệm, quyết tâm theo đuổi mục tiêu, có khả năng làm chủ bản thân, và lá thư ngỏ này đ. thể hiện tất cả những phẩm chất đó.

Bạn chỉ cần điều chỉnh đôi chút nội dung của thư ngỏ này là có thể dùng được cho nhiều mục đích khác nhau. Thông thường, hai đoạn có thể thay đổi là đoạn đầu và đoạn cuối của thư.

Ví dụ đoạn này:

Ông đang sở hữu cả công nghệ hiện đại lẫn cơ hội kinh doanh tuyệt vời. Và đây chính là thời điểm để ông xây dựng một công ty lớn mạnh. Đó là l. do tại sao chúng ta cần gặp nhau. Tôi có thể nói với ông rằng tôi là một nhà quản l. xuất sắc, nhưng tại sao chúng ta không để các con số chứng minh điều đó?

Có thể trở thành:

Có phải một trong những khách hàng của ông [tên khách hàng có thể được thay bằng tên của đồng nghiệp nhằm phục vụ cho mục đích xây dựng mối quan hệ] sở hữu công nghệ hiện đại hoặc một thị trường rộng lớn và đang cần lực đẩy lớn để phát triển? Nếu vậy, có lẽ chúng ta nên gặp nhau. Tôi có thể nói với ông tôi là một nhà quản l. xuất sắc, nhưng tại sao chúng ta không để các con số chứng minh điều đó?

Tôi cam đoan với bạn rằng phần mở đầu như thế này sẽ mang đến cho bạn một cuộc gọi từ chuyên viên tuyển dụng hoặc đồng nghiệp, nếu họ biết một vị trí nào đó đang tuyển.

Những cách mở đầu khác cho thư ngỏ kiểu du kích

Sau đây là ba cách giúp bạn mở đầu thư ngỏ, được liệt kê theo thứ tự giảm dần về mức độ hiệu quả:

1. Sự giới thiệu của ai đó: “Bill Smith ở [ABC Corp.] nói rằng tôi có thể liên hệ với ông bởi v.…”.

Đây là lúc bạn nên đưa một cái tên vào thư ngỏ của bạn, nhất là khi nhà tuyển dụng đánh giá cao người tên Bill đó. Bạn cũng nên cho Bill biết trước là bạn đề cập đến tên anh ấy trong thư ngỏ của m.nh, đồng thời hỏi thêm những thông tin khác mà Bill biết về nhà tuyển dụng này. Những thông tin này có thể tạo ra ấn tượng tốt đẹp ban đầu, nếu bạn được mời phỏng vấn.

2. Đề cập tới một bài báo hay một bài diễn văn: “Bài báo viết về dịch vụ khách hàng của ông trên tờ Business Journal ngày 27 tháng 2 năm 2009 thật xuất sắc. Tôi cũng áp dụng ba trong số các kỹ thuật của ông và đ. tăng doanh thu lên 65% trong suốt năm năm tôi phụ trách quản l. quan hệ khách hàng tại Tập đoàn National Widget. Ngoài ra, tôi c.n t.m thấy hai phương pháp hữu hiệu đ. giúp chúng tôi giữ chân một khách hàng lớn.

Nếu vậy, có lẽ chúng ta nên gặp nhau. Tôi có thể nói rằng tôi là một nhà quản l. xuất sắc, nhưng tại sao chúng ta không để các con số chứng minh điều đó?”.

Cách này thường được áp dụng khi bạn không thể t.m ra mối liên kết nào khác. Dù không ai quan tâm bạn đ. đọc loại báo hay tạp chí nào, nhưng nếu bạn nhanh chóng đề cập đến những lợi ích thiết thực bài báo đ. mang lại, giúp bạn cải thiện t.nh h.nh kinh doanh, giúp công ty gia tăng lợi nhuận, th. bạn sẽ có một phần mở đầu ấn tượng.

Nếu người được nêu tên trong bài báo không phải là tác giả của bài báo đó, bạn h.y cố gắng liên hệ với tác giả để hỏi thêm thông tin với sự hỗ trợ của các công cụ t.m kiếm trực tuyến.

Trang Google có thể t.m thấy mọi thông tin bạn cần. Thậm chí, bạn có thể gọi điện cho tác giả để hỏi thêm về người được phỏng vấn trong bài viết. Phóng viên bao giờ cũng là nguồn thông tin tuyệt vời.

3. Câu hỏi hoặc tiêu đề: “Sự cố về công nghệ thông tin ảnh hưởng đến thời gian và tiền bạc của công ty ông như thế nào? Tôi tin m.nh có thể giúp ông giải quyết vấn đề này”.

Tôi thích cách tiếp cận này và chỉ sử dụng khi những cách tiếp cận khác không mang lại hiệu quả. Là một du kích, bạn biết thời gian bạn có để thu hút sự chú . của nhà tuyển dụng chỉ vỏn vẹn vài giây, v. vậy h.y đi thẳng vào vấn đề. Một khi bạn đ. làm cho nhà tuyển dụng chú ., bạn cần tiếp tục đưa ra những thông tin lôi cuốn, hấp dẫn đối với nhà tuyển dụng, khiến ông ta đọc đến d.ng cuối cùng.

Mỗi câu mỗi từ ở đây đều qu. giá. Các đoạn phải liên kết chặt chẽ với nhau. D.ng suy nghĩ của bạn phải thật r. ràng, mạch lạc. Thư của bạn là dành cho nhà tuyển dụng đọc, chứ không phải cho bạn, v. vậy khi bạn đề nghị một cuộc hẹn, nhà tuyển dụng sẽ hiểu việc đó là nhằm mang đến lợi ích tốt nhất cho họ.